Turvallisuus on yksi tärkeimmistä asioista, jotka vähittäiskauppiaan on otettava huomioon kassajärjestelmää valittaessa. Usein liian vähälle huomiolle jäävä kassajärjestelmän turvallisuusominaisuus on sen antama mahdollisuus rajata pääsyä eri toimintoihin vain tietyille työntekijöille. Luotettavan tiimin kanssa työskentelevä esimies ei yleensä tietenkään ajattele, että kukaan käyttäisi kassajärjestelmää väärin hyväkseen, ja sisäinen turvallisuus saattaa siten jäädä huomioimatta. On kuitenkin paljon syitä, miksi kassajärjestelmän turvallisuusominaisuudet ovat erittäin tärkeitä jopa luotettavimmillekin tiimeille.

Sisäinen ja ulkoinen suojaus

On useita tapoja, joilla kassajärjestelmä voi estää yrityksen ja asiakkaiden tietojen väärinkäyttöä tai tietomurtoja. Jos kassajärjestelmääsi käytetään asiakasinformaation, kuten yhteys- tai maksutietojen keräämiseen, tietomurron sattuessa yrityksesi on niistä vastuussa. Määrättyihin tiedostoihin pääsyn rajaaminen vain niille työntekijöille, jotka sitä työssään välttämättä tarvitsevat, voi estää vahinkojen sattumista ja auttaa myymälääsi ylläpitämään asiakkaiden luottamusta.

On erittäin tärkeää, että kaikki yrityksen työntekijät ymmärtävät, miksi turvallisuustoimet ovat niin tärkeitä. Ei siksi, etteivätkö työntekijäsi olisi luotettavia, vaan koska yrityksen on helpompaa toimia läpinäkyvästi, kun turvallisuustoimet on määritelty selkeästi.

Jos uutta työntekijää koulutetaan kassajärjestelmään rajoittamattomalla pääsyllä koko järjestelmään, osaamattomuus saattaa johtaa järjestelmän tietojen muuttamiseen tai jopa poistamiseen vahingossa. Mobiilikassaa käyttävä työntekijä saattaa unohtaa kirjautua ulos järjestelmästä työpäivän päätteeksi. Joskus työntekijä saattaa laskea laitteen kädestään asiakasta auttaessaan. Molemmissa tapauksissa luvattomat käyttäjät saattavat päästä järjestelmääsi käsiksi.

Jos liiketoimintasi nojaa mobiilikassajärjestelmään mutta olet huolissasi laitteiden mahdollisesta katoamisesta, voit asettaa Erplyn kirjautumaan automaattisesti ulos, kun laite ei ole ollut aktiivisena tietyn ajan kuluessa. Vaikka mobiililaite olisi hukassa, yrityksesi tiedot ovat silti turvassa. Erplyssä voit luoda listan hyväksytyistä laitteista, jotka käyttävät sen tausta- tai kassajärjestelmää. Hyväksyttyjen laitteiden määritteleminen voi antaa paremman mielenrauhan siitä, ettei järjestelmääsi ole pääsyä ulkopuoliselta laitteelta.

Intuitiivinen kassanhallinta

Kassajärjestelmä, joka on aina ajan tasalla myymälän taloudellisesta tilanteesta, mukaan lukien käteiskassan määrästä kussakin pisteessä päivittäisten kassatapahtumien mukaisesti, auttaa yritystäsi turvallisessa kassanhallinnassa. Erply toimii reaaliaikaisesti, joten jokainen kassatapahtuma kirjataan välittömästi taustajärjestelmään. Rahan tai varastotietojen hallinta vaatii kassajärjestelmältä merkittävää turvallisuutta joka osa-alueella. Kun päivä avataan ja suljetaan Erplyssä, työntekijän on laskettava ja kirjattava käteiskassan määrä, joten saat tiedon mahdollisista epäjohdonmukaisuuksista nopeasti. Jos esimiehet huomaavat, että lukujen täsmäämisessä on säännöllisesti puutteita, he voivat paikantaa ongelmat kassanhallinnan toimenpiteissä ennen kuin käsissä on suurempi ongelma. Pakollinen järjestelmä käteiskassan kirjaamiseen myös ehkäisee varkauksia, kun työntekijät tietävät Erplyn ilmoittavan heti kaikista epäjohdonmukaisuuksista. Esimiesten ei tarvitse panna toimeen käytäntöjä, jotka saisivat työntekijät tuntemaan olonsa epäluotetuiksi – kaikki on vain luonteva osa järjestelmää.

Käyttöoikeudet työnkuvan mukaisesti

Helppo keino tietojen suojaamiseksi on ryhmitellä työntekijät toimenkuvan mukaan, ja rajata pääsy kassajärjestelmään kunkin käyttäjäryhmän tarpeiden mukaisesti.

Voit olla esimerkiksi ravintolan omistaja, ja osa työntekijöistäsi ei koskaan käytä kassakonetta, kuten kokki ja tiskaaja. Voit käyttää Erplyä määrittelemään heidän pääsynsä kassajärjestelmään, sallien heidän kirjata työaikansa järjestelmään mutta voimatta kuitenkaan luoda asiakastietoja tai suorittaa myyntiä. Jos pyörität vähittäiskauppaa, tarjoukset voidaan määritellä järjestelmään niin, että esimiehen on asetettava ne aktiivisiksi, varmistaen etteivät työntekijät tarjoa alennuksia silloinkin kun niitä ei pitäisi antaa.

On aina hyvä idea pitää minimissään niiden työntekijöiden määrä, joilla on pääsy tärkeimpiin tietoihin. Työntekijöiden tarpeiden mukaisesti on määriteltävä, keillä on pääsy esimerkiksi asiakastietoihin ja hälytyskoodeihin, tai ketkä voivat tehdä yrityksen puolesta uusia tilauksia kassajärjestelmässä.  

Tässä kolme esimerkkiä yleisimmistä tavoista ryhmitellä työntekijät toimenkuvan mukaisesti:

  • Yrityksen taloustiedot: Pääsyn tulisi olla sallittu vain henkilöille, jotka tekevät raportteja tai joilla on päätäntävalta yrityksen talousasioissa.
  • Asiakasprofiilit ja -tiedot: Pääsyn tulisi olla sallittu vain työntekijöille, jotka toimivat asiakaspalvelussa tai tutkivat raportteja ostotrendien määrittelemiseksi.
  • Varastotiedot: Pääsyn tulisi olla sallittu vain henkilöille, jotka käsittelevät varastoraportteja tai tilaavat, kuljettavat tai vastaanottavat varastolähetyksiä.

Kassajärjestelmän käyttö valvonnassa

Vaikka yrityksessäsi saattaa olla kameravalvonta, kassajärjestelmää voidaan käyttää toisena valvonnan tasona. Esimerkiksi edellyttämällä, että jokainen aktiivinen työntekijä käyttää järjestelmää siihen itse kirjautumalla tai uniikkia koodia käyttäen, voit varmistaa kuka on ollut käsittelemässä rahaa missäkin tilanteessa.

Jos kassajärjestelmäsi sallii lisäksi merkitä tiedostoihin tunnistustiedot sen mukaan, kuka niitä käyttää, näet myös ketkä työntekijät ovat tarkastelleet varastoa missäkin toimipisteessä, minä päivänä ja mihin aikaan. Erplyssä voit käyttää uniikkeja sisäänkirjautumisia, joten näet kuka kirjautuu sisään, seuraat kuka myy mitäkin, ja hallitset provisiopohjaisia tilauksia. Kaikki tämä tieto voi olla erittäin tärkeää, jos jotakin on hukassa, tai kun tarvitaan mitä tahansa muita myyntitietoja.

Jos kassajärjestelmän turvallisuus huolettaa, sinulla tulisi olla oletus, kuinka usein tiettyihin tietoihin on tarpeen päästä käsiksi. Kuinka usein esimerkiksi tiettyä varastotuotetta on tarpeen tilata? Jos huomaat, että tuotetta on tilattu viime aikoina paljon tavallista useammin, selvitä miksi – onko kyseessä virhe? Viedäänkö tuote käsistä, vai onko se usein varkauden kohteena? Tällaiset tilanteet voit saada selville, kun alat verrata kassajärjestelmän odotettua ja toteutunutta käyttöä.

Verkostojen segmentointi

Yksi syy siihen, miksi kassajärjestelmä on niin tärkeä vähittäiskauppiaalle, on että sen avulla kaikkien vähittäiskaupan osa-alueiden hallinta on helppoa yhden, johdonmukaisen järjestelmän avulla. Voit tarkastella varastoa, tehdä tilauksia, jäljittää lähetyksiä, ja paljon muuta. Yksi tapa varmistaa kassajärjestelmäsi turvallisuus on kuitenkin segmentoida jokainen näistä osa-alueista omaksi tietoverkokseen.

Vaikka pääsetkin silti edelleen käsiksi kaikkeen informaatioon saman järjestelmän kautta, segmentointi auttaa varmistamaan, että tieto on varastoituna eri paikoissa. Tämä tarkoittaa, että jos hakkeri pääsisikin käsiksi tietoihin alihankkijoistasi, saman väylän kautta ei kuitenkaan pääsisi asiakastietoihin. Erplyn tiedot on tallennettu useille turvallisille palvelimille, pitäen tiedot suojassa hakkereilta mutta samalla helposti saatavilla yrityksesi käyttöön. Tämä on kassajärjestelmässä tärkeä turvallisuustoimenpide, joka voi olla äärimmäisen merkittävä haittaohjelmien ja muiden tiedostojasi häiritsevien ongelmien ehkäisyssä. Erply hoitaa tietojen turvallisen varastoinnin ja segmentoinnin, joten yrityksesi kasvaessa uutta IT-henkilöstöä ei tarvitse palkata.

Kassajärjestelmän automatisoitu turvallisuus

Mitä enemmän laitteita henkilöstölläsi on käytössä – kuten kannettavia skannereita tai kassajärjestelmään pääseviä tabletteja, mobiililaitteita ja niin edelleen – sitä enemmän haittaohjelmilla, viruksilla ja muilla ongelmilla on mahdollisuus päästä vaikuttamaan kassaasi. Kaikki kassajärjestelmään kytketyt laitteet tulisi säännöllisesti inventoida ja varmistaa, että ne toimivat valmistajan tai luotetun palveluntarjoajan kautta. Varmista, että vanhat tunnukset ja salasanat poistetaan säännöllisesti työntekijöiltä, jotka eivät ole enää yrityksesi palveluksessa, ja valvo laitteita luvattoman käytön varalta. Erply on laiteriippumaton ja toimii siten käytännössä kaikissa kassajärjestelmän laitteissa. Laitteistojen vaihtamisen sijaan voit siis edelleen käyttää juuri niitä laitteita, jotka koet turvallisimmiksi.

Muita vinkkejä kassajärjestelmäsi verkostojen turvallisuuteen

Sen lisäksi, että kassajärjestelmä auttaa pitämään tietosi turvassa, voit myös muutamin keinoin estää järjestelmääsi ylipäätään joutumasta uhatuksi.

Vain tarpeellinen

Yritä välttää muiden paitsi kaikkein tarpeellisimpien asiakastietojen, kuten keskeneräisten kauppojen, säilyttämistä. Paras tapa estää tietovarkauksia on olla omaamatta tietoja alunperinkään.

Älä pidä kassalaitteistossasi ylimääräisiä ohjelmia tai sovelluksia. Jos esimerkiksi työntekijöidesi sallitaan käyttää tabletteja kassajärjestelmään pääsemiseksi, älä salli ladata laitteille mitään muita sovelluksia. Niiden kautta haittaohjelmat voivat päästä laitteelle ja sitä kautta järjestelmään itseensä.

Pysy ajan tasalla

Vaihda vanha maksupäätteesi EMV-järjestelmään. Vanhat maksupäätteet käyttävät kortin takana olevaa magneettinauhaa maksuprosessissa, ja niitä on helppo käyttää väärin. EMV-järjestelmä käyttää sirukortinlukijaa, joka on huomattavasti turvallisempi sekä asiakkaallesi että järjestelmällesi.  

Pidä kassalaitteistosi ohjelmisto päivitettynä. Ohjelmistopäivityksissä on usein uudempia ja parempia turvallisuusominaisuuksia kassajärjestelmään. Lisäksi hakkerit ja haittaohjelmat eivät ole ehtineet vielä tutustua uuteen ohjelmistoon, joten ne ovat vähemmän alttiina hyökkäyksille. Varmista, että teet päivitykset niin usein kuin mahdollista.

Seuraa laitteistoasi

Mikäli mahdollista, harkitse kieltoa viedä kassajärjestelmään kytkettyjä laitteita kiinteistösi ulkopuolelle. Tämä vähentää mahdollisuutta, että kukaan pääsisi yhdistämään laitteen johonkin ulkopuoliseen verkkoon ja siten altistamaan yrityksen tärkeät tiedot suojaamattomille verkoille. Seuraamalla, mitkä kassat tai muut laitteet kirjaavat eniten myyntiä, selvität myös mitkä laitteesi ovat todennäköisimmin hyökkäysten kohteena.

Tiivistetysti

Kassajärjestelmäsi voi olla merkittävän suuri apu sisäisen turvallisuuden ylläpidossa. Se auttaa valvomaan rahaliikennettä ja työntekijöiden toimintaa, ilman että tarvitsee olla se inhottava johtaja, joka ei luota työntekijöihinsä. Kassajärjestelmän turvallisuus voi auttaa myös suojaamaan asiakastietoja, ja tarjoamaan jokaiselle työntekijälle pääsyn määriteltyyn tietokantaan, jolloin jokainen voi keskittyä toimimaan oman työtehtävänsä mukaisesti.

Mitä enemmän huolehdit kassajärjestelmäsi tietoturvasta, sitä enemmän voit käyttää sitä myös sisäisen turvallisuuden varmistamiseen. Asiakkaasi luottavat yritykseesi enemmän, jos heidän henkilökohtaisten tietojensa varkauden kohteeksi joutuminen ei ole koskaan ongelma, ja saat pidettyä yrityksesi toiminnan läpinäkyvänä joka osa-alueella.

Vaikka näiden rutiinien ja toimenpiteiden opettelu ja käyttöönotto saattaa viedä hieman aikaa, yrityksesi ja asiakkaidesi tietojen suojaaminen on sen arvoista. Yksikin tietomurto, varkaus tai virus voi olla katastrofaalinen tämän päivän digitaalisessa maailmassa. Me Erplyllä autamme sinua mielellämme!

Kokeile järjestelmää 30 päivää maksutta

Aloita tästä