Entisaikaan varastonhallinta tarkoitti yksinkertaisesti tukkimiehen kirjanpitoa, käsin laskemista ja kynää ja paperia. Yhä edelleenkin varastotyöntekijät saattavat laskea kolleja sormillaan tai päässään.

 

Monet tehokkuusongelmat saavatkin alkunsa varastosta. Turhaa paikasta toiseen säntäilyä on liikaa, kun tavaraa on hukassa, väärässä paikassa tai hajalla – erilaisia ikäviä yllätyksiä riittää. Varaston ongelmat kertaantuvat helposti ja aiheuttavat ongelmia myös pidemmällä ketjussa.

 

Suurin ongelma ovat erot kirjattujen varastolukujen ja todellisten tavaramäärien välillä. Jos varastokirjanpito näyttää, että tuotteita on, voidaan niitä päätyä myymään asiakkaille – vaikka todellisuudessa tavaraa ei ole tarpeeksi. Vastaavasti, jos tavarat ovat väärässä paikassa, ne eivät löydä tietään asiakkaan luo, vaikka olemassa olisivatkin. Sen lisäksi, että nämä ongelmat teettävät lisätöitä, kiirettä ja turhautumista työntekijöille, eivät ne tee hyvää myöskään myynnille tai yrityksen maineelle.

 

Jos huomataan, että varastosaldot eivät aina täsmää tai tuotteita saa välillä metsästää kissojen ja koirien kanssa – tai huomataan työntekijöiden tuskastuvan varastossa asioidessaan –  on aika päivittää varastonhallintajärjestelmä.

 

Mihin muutos vaikuttaa

Varastonhallinnan tehokkuus ja täsmällisyys paranee, kun otetaan käyttöön järjestelmä, joka vastaa yrityksen tarpeita. Keskeistä on huomioida, että järjestelmä on tarpeeksi joustava, jotta se mahdollistaa myös yrityksen kasvun ja muuttuvat tarpeet; jos tuotevalikoiman ja -määrien oletetaan kasvavan seuraavien vuosien aikana, on varastonhallintajärjestelmän kyettävä vastaamaan myös näihin haasteisiin.

 

 

Kasvun mahdollistamisen lisäksi varastonhallintajärjestelmän tehtävä on nopeuttaa prosesseja, tehdä niistä täsmällisiä ja minimoida virheiden mahdollisuus. Tässä tärkeä tekijä on helppokäyttöisyys, jotta tavaran tilaus, vastaanotto, lähetys, palautukset ja siirrot sujuvat ongelmitta. Virhetilanteista aiheutuu usein lisäkuluja, joten minimoimalla ne saadaan myös taloudellista hyötyä. Selkeä ja toimiva varastonhallinta vähentää virhetilanteiden lisäksi myös henkilökunnan työtaakkaa.

 

Järjestelmän käyttöönotolla on muun muassa seuraavia suoria vaikutuksia:

 

  • Inhimillisten virheiden ehkäisy
  • Tehokkaammat prosessit
  • Järjestelmällinen, pitkälle suunniteltu ja automatisoitu ohjelma suojaa ikäviltä yllätyksiltä
  • Seuranta helpottuu

 

Kenelle varastonhallinta on tarkoitettu

Käytännössä mikä tahansa yritys, jolla on tarvetta parantaa prosesseja, tarvitsee varastonhallintajärjestelmän. Kyseessä voi olla pienyritys, joka on aiemmin käyttänyt vain excel-taulukoita, mutta yhtä hyvin myös suuryritys, jolla on tarve kehittää organisaatiota ja vähentää virheitä ja niistä koituvia ongelmia ja kustannuksia.

 

 

Kun kaikki tiedot ovat keskitetyssä järjestelmässä, joka päivittyy reaaliaikaisesti, epäjohdonmukaisuudet esimerkiksi ostotilauksen ja vastaanotetun tavaran määrässä voidaan tunnistaa nopeasti, jolloin virheelliset arvot eivät pääse kertymään varastolukuihin. Pitkälle automatisoitu järjestelmä myös vähentää niitä erehdyksiä, joita manuaalisessa varastokirjanpidossa voi sattua – esimerkkinä vaikkapa kahteen kertaan merkityt tuotteet, ja aikaa vievän kirjausprosessin aiheuttamat viivästykset.

 

Asiakaskokemus järjestelmän käyttöönotosta

Baltian maissa operoiva polttoaineen ja öljyjen jälleenmyyjä Mentum kärsi aiemmin ajoittain hukassa olevasta tavarasta. Yhtiössä otettiin käyttöön Erplyn varastonhallintajärjestelmä, joka vähensi sekaannuksia varastossa. Käyttöönoton jälkeen yritys raportoi, että virheitä varastossa, lähetysten seurannassa tai jakelussa ei ole enää päässyt järjestelmästä läpi.

 

Varastotöntekijät oppivat nopeasti käyttämään uutta järjestelmää. Osa työntekijöistä olisi halunnut pysyä vanhassa paperi ja kynä -mallissa, mutta saatuaan koulutuksen järjestelmän käyttöön myös he totesivat sen helpottavan työtään.

 

Mentum on myös moottoriöljyjä ja voiteluaineita tarjoavan Castrolin virallinen myyntiedustaja Baltian maissa, joten tuotteet on voitava tunnistaa ja löytää nopeasti. Ja mitä parempi tuote, sitä enemmän tarjolla on myös väärennöksiä. Erplyn tavaran seurannan avulla Mentun kykeni tunnistamaan, milloin tuotteet olivat aitoa tavaraa, ja milloin väärennöksiä. Tämän ansiosta Mentum sai pidettyä asiakastyytyväisyyden korkeana ja Castrolin maineen laadukkaana brändinä.

 

Varasto ilman varastonhallintaa

Kun varastossa ei ole käytössä varastonhallintajärjestelmää, apuna on yleensä kynä, paperi ja excel. Tämä tarkoittaa, että paperityötä, laskemista, taulukointia ja tiedostojen vertailua on valtava määrä. Kun vielä otetaan huomioon inhimillisten virheiden mahdollisuus –  merkintöjä ja asioita saattaa unohtua tai niitä merkitään väärään paikkaan tai väärällä tavalla – systeemin pitäminen ajan tasalla ja todenmukaisena on hyvin haasteellista. Lisäksi se vie valtavan paljon aikaa ja resursseja.

 

 

Tavaran vastaanotto varastonhallintajärjestelmää käyttäen

 

  1. Varastotyöntekijä ottaa skannerin laturista ja tarkistaa, mitä toimituksia on tulossa.
  2. Sekä myyjät että varastotyöntekijät näkevät järjestelmästä lähetysten sijainnin ja saapumisajan.
  3. Varastotyöntekijä syöttää saapuvan lähetyksen tilausnumeron järjestelmään, ja löytää tiedot tilauksesta.
  4. Toimituksen status järjestelmässä päivittyy automaattisesti, kun tavarat otetaan vastaan. Myös myyjät näkevät tavaroiden saapuneen.
  5. Varastotyöntekijä voi valita, skannaako viivakoodit laatikoista vai itse tuotteista. Jos tuote on väärä, järjestelmä ilmoittaa siitä.
  6. Useampi työntekijä voi purkaa toimitusta samanaikaisesti – skannerien määrästä riippuen.
  7. Järjestelmä sallii tuotteiden etsimisen tarvittaessa myös manuaalisesti.
  8. Jos ollaan purkamassa suurta toimitusta, ja jonkun on saatava omat tuotteensa käsiteltyä nopeasti, prosessi voidaan helposti keskeyttää ja jälleen jatkaa.
  9. Jos tavaraa vastaanottava henkilö lähtee tauolle tai vaihtuu, on prosessia helppo jatkaa – skanneri näyttää, mihin jäätiin ja mitä on tehtävä seuraavaksi.
  10. Jos saapuvan toimituksen määrät eivät vastaa tilauksen määriä, järjestelmä hälyttää heti, ja lähettää asiasta ilmoituksen kunkin osapuolen sähköpostiin.

 

Järjestelmä ei ylikuormita henkilöstöä ylimääräisillä tilausyksityiskohdilla – kaikki tieto on helposti haettavissa.

 

Varastonhallinnan edut käytännössä

NFR, yhdysvaltalainen maailman suurin vähittäiskauppiaiden yhdistys, kirjoitti keväällä chileläisestä suuryrityksestä Ripleystä, joka on toiminut vähittäiskaupan alalla yli puoli vuosisataa. Ripley on yksi menestyvimmistä yrityksistä kotimarkkinoillaan Chilessä sekä Perussa.

 

NFR kirjoitti, että uuden, automatisoidun varastonhallintajärjestelmän käyttöönoton myötä Ripleyllä on alkanut uusi kasvun ja tuloksen aikakausi. Järjestelmä on parantanut merkittävästi ketjun tehokkuutta sekä varaston kapasiteettia ja tuottavuutta, ja vähentänyt toimintakustannuksia.

 

Ripley otti uuden järjestelmän käyttöön kahden viikon koulutuksella. Parin kuukauden kuluttua järjestelmä toimi moitteetta täydellä teholla. Tulokset: Varaston tuottavuus nousi 62 prosentista 98 prosenttiin, tilausten täyttämisen tarkkuus nousi 99 prosenttiin, ja ketju on saavuttanut 40 prosentin säästön kokonaiskustannuksissa.

 

Vaikka varastonhallintajärjestelmällä on toki omat kustannuksensa, se on silti kustannustehokkain tapa ylläpitää varastoa, ja säästöjä saadaan lisää myös pitkällä aikavälillä.

 

Erply varastonhallinta

Videolla näet varastonhallintajärjestelmän toiminnassa!

 

Kun harkitset käyttöönottoa

Jos harkitset varastonhallintajärjestelmän käyttöönottoa, ole yhteydessä Erplyyn, niin kokoamme yrityksellesi sopivan varastonhallintapaketin.

 

Tarvitset:

Laitteet. Viivakoodiskannerit, laturit ja langattoman nettiyhteyden.

Varastonhallintaohjelmiston ja koulutuksen. Varaston työnjako muuttuu alussa, mutta asettuu uomiinsa muutamassa viikossa. Autamme yritystäsi tässä.

 

Lisävinkki: Jos tuotteissasi tai niiden pakkauksissa ei ole viivakoodeja, on järkevää hankkia viivakooditulostin. Se helpottaa huomattavasti myös inventaarion tekemistä ja kirjanpitoa.

 

Kustannustehokkuuden lisäksi helpotat henkilöstösi työtehtäviä sekä parannat yrityksesi toimintaa ja siten myös asiakastyytyväisyyttä.

 

Blogistamme löydät myös muita artikkeleita varastonhallinnasta! Lue esimerkiksi varastonhallinnan kehittämisestä täältä, tai vuosi-inventaarion tekemisestä täältä.

 

Lopuksi vielä jotakin pientä inspiraatioksi: Katso videolta, kuinka varastonhallinta hoidetaan tulevaisuudessa AR-lasien avulla!

 

Kokeile järjestelmää 30 päivää maksutta

Aloita tästä