Ah, kasvukipuja. Kasvuharppaukset voivat olla pienelle yritykselle sekä jännittäviä että hermoja raastavia – etenkin, kun on kyse varastojen hallinnasta. Jos et varastoi tarpeeksi tuotteita kasvavaa kysyntää varten, otat riskin, että asiakkaat menevät muualle, ja maineesi saa kolauksen. Kasvavien varastomäärien myötä eteen tulee uusia haasteita, jotka saavat pohtimaan seuraavia kysymyksiä:

 

  • Kuinka muutan manuaalisen varastonhallintani tehokkaampaan, automatisoituun prosessiin?
  • Kuinka parannan varastorakennukseni suunnittelua kasvavien tavaramäärien käsittelemistä varten?
  • Kuinka maksimoin tiimini tehokkuuden joutumatta palkkaamaan lisää työntekijöitä?
  • Kuinka yhdistän varastonhallinnan ja kassajärjestelmän?
  • Kuinka voin tarkkailla tärkeitä mittareita, esimerkiksi miten hyvin pystymme vastaamaan kysyntään, ja paljonko tuotteita palautetaan?
  • Kuinka saan hoidettua kaiken tämän kuluttamatta viimeisiäkin rahojani?

 

Onneksi kaikkiin näihin kysymyksiin löytyy vastaus; ratkaisut vain vaativat hieman luovuutta ja innovatiivisuutta.

 

Onko yritykselläsi varastonhallintajärjestelmä?

Kun yrityksesi on pieni, saatat pärjätä manuaalisella tai improvisoidulla varastonhallintaprosessilla. Yrityksen kasvaessa on kuitenkin yhä tärkeämpää ottaa käyttöön järjestelmä, joka kirjaa jokaisen tapahtuman varastonhallintaprosessissa – muuten otat riskin, että hämmennät tai turhautat työntekijäsi (ja asiakkaasi) ja teet kalliita virheitä.

 

Kassajärjestelmä valmiilla varastonhallintaohjelmistolla, kuten Erply, auttaa yritystäsi toimimaan tehokkaammin ja poistamaan inhimillisten virheiden riskiä. Työprosessien automatisointi ja niiden sovittaminen yrityksesi tarpeisiin voi vähentää kustannuksia ja tehostaa tuottavuutta merkittävästi.

 

Kerromme neljä tärkeintä asiaa, jotka voit tehdä ottaaksesi käyttöön tehokkaan varastonhallintajärjestelmän ja valmistautuaksesi paremmin liiketoiminnan kasvuun.

 

 

1. Nimitä roolit

Vaikka automatisoit keskeiset osat varastonhallinnastasi, tarvitset silti oikeat tekijät niihin töihin, jotka täytyy tehdä ihmisvoimin. Vaikka saatat toistaiseksi tehdä monet näistä asioista itse, kasvaessasi tarvitset muitakin työntekijöitä, kuten varaston valvojan tai vastaavan, keräilijät, pakkaajat, tavaran vastaanottajat ja mahdollisesti myös trukkikuskit.

 

Kun etsit tehtäviin parhaita mahdollisia työntekijöitä, analysoi myös tavarantoimittajasi. Jos sinulla on jo nyt ongelmia myöhässä olevien toimitusten tai toimitusvaikeuksien kanssa taistelevien tavarantoimittajien kanssa, tarvitset luotettavammat yhteistyökumppanit ennen kuin yrityksesi todella alkaa kasvaa. Kassajärjestelmä, jossa on työkaluja myös tavarantoimittajasuhteiden hallintaan, on hyödyllinen työntekijöillesi, etenkin jos yritykselläsi on paljon eri toimittajia ja varastosijainteja. Erplyn taustajärjestelmässä lisäät ja hallitset helposti tavarantoimittajien tietoja sijainnin, tyypin tai suhteen mukaisesti.

 

2. Organisoi varastosi

Organisoi varastorakennuksesi aloittamalla pohjaratkaisusta, käy se läpi ensin riveittäin, sitten pystysuunnassa, ja lopulta määrien mukaan. Käytä aikaa kävelemällä ympäri varastoa huomioidaksesi hyllyjen korkeudet, riittävät kulkutilat, ja kuinka varastotyöntekijät skannaavat tuotteet. Saatat huomata, että madaltamalla hyllyjä tai kaventamalla hyllyrivejä saat lisää säilytystilaa, ja tehostat varastotyöntekijöiden toimintaa.

 

3. Paranna etikettejä

Varastotyöntekijöidesi täytyy pystyä skannaamaan tuotteet helposti ja täsmällisesti, kun pieni yrityksesi kasvaa isommaksi. Varmista, että viivakoodit voidaan skannata etäisyydenkin päästä, ja että ne ovat tarpeeksi isoja ja selkeitä, jotta laite pystyy lukemaan ne. Sijoita koodit johdonmukaisesti ja sellaisiin paikkoihin, joista ne voi nähdä etäämmältäkin. Vaihda etiketit kestävämpiin materiaaleihin, jotta ne eivät haalistu ajan myötä. Harkitse myös skannauslaitteiden päivittämistä parantaaksesi täsmällisyyttä ja nopeutta.

 

Laatu on etiketeissä tärkeä tekijä, ja Erplyn avulla teet hyvin toimivia, korkealaatuisia etikettejä. Erplyn etikettiohjelmassa luot etiketit PDF-vektorimuotoon saadaksesi tasaista laatua tulostusmuodosta riippumatta. Erply käyttää algoritmeja korjatakseen muotoiluvirheet ennakoivasti, joten työntekijöidesi ei tarvitse käyttää aikaa etikettien korjaamiseen käsin.

 

4. Käytä varastonhallintaan suunniteltua ohjelmistoa, joka kokoaa tietoa useista lähteistä

Kuvitellaan, että kaksi asiakasta tekee yhtaikaa suuren tilauksen verkkokaupassa tuotteesta X, kun samanaikaisesti kolmas asiakas tekee saman myymälässä, ja neljäs myyntiedustajan kautta. Jos käytät eri kassa- ja varastojärjestelmiä kaikille näille kanaville, saattaa tilausten kanssa tulla ongelmia, jos tuotetta X ei ole varastossa riittävästi kaikille. Jos taas yrityksesi käyttää yhtä yhteistä järjestelmää, kaikki näkevät varaston tilanteen reaaliajassa, ja se on ajan tasalla heti, kun ensimmäinen asiakkaista on varannut tuotteet – verkkokaupassa tai myymälässä. Työntekijöilläsi on silloin mahdollisuus kertoa tilanteesta asiakkaille heti ja informoida näitä esimerkiksi pidemmästä toimitusajasta tai vaihtoehtoisista tuotteista. Myös tarvittavat varastosiirrot tai täydennystilaukset voidaan siten tehdä nopeasti.

 

Koska suurten varastomäärien ja useiden varastosijaintien hallitseminen voi nopeasti muuttua monimutkaiseksi prosessiksi, Erply panostaa paljon varastonhallintaan. Yksityiskohtainen raportointi, lähetysten seuranta eri sijainneissa, ja kaksivaiheinen siirto ovat kaikki Erplyn tarjoamia ominaisuuksia, ja se on vasta pintaraapaisu eri varastonhallintatyökaluista ohjelmistossamme. Kassajärjestelmä, joka voidaan muokata sopimaan omaan yritysmuotoosi, säästää itseltäsi ja työntekijöiltäsi monimutkaisiin tilauksiin ja kesken loppuviin tuotteisiin liittyvät harmit.

5. Mittaa ja seuraa kaikkea

Pienyrittäjälle tarjolla olevan tiedon määrä on valovuosien päässä siitä, mitä se oli ennen. Oikean ohjelmiston avulla voit analysoida kustannustehokkuutta ja vaikuttaa siten merkittävästi yrityksesi tulokseen. Varastosta voit jäljittää myös toteutuneiden toimitusten määrän, varastosyklin, tilausten peruutusprosentin ja jälkitoimitusten kustannukset. Muun muassa näiden tietojen avulla voit selvittää, mikä osa-alue varastonhallintaprosessissasi kaipaa kehittämistä.

 

Tarkastele varaston seuraamisen lisäksi myös kassajärjestelmän tietoja. Seuraamalla kestosuosikkien myyntiä eri päivinä ja sesonkeina ennakoit helpommin, milloin tarvitset lisätäydennystä varastoosi. Erplystä saat yksityiskohtaisia raportteja tuotteistasi missä tahansa myymälässä tai varastosijainnissa, joten saat helposti selville tuotteisiin liittyvät trendit.

 

Ryhdy toimeen

Lopuksi, kertaa vielä kehitysmahdollisuudet ja priorisoi varastonhallintasi niiden mukaan. Pienyrittäjät jos ketkä tietävät, miltä tuntuu tulla vedetyksi sataan eri suuntaan yhtaikaa. Kun liiketoimintasi kasvaa, on välttämätöntä määrittää, minkä prosessin kehittäminen saa aikaan parhaan tuloksen nyt – ja mitä on mahdollista jättää myöhemmäksi.

Kokeile järjestelmää 30 päivää maksutta

Aloita tästä