Kun yritys aloittaa toimintansa, usein investoidaan kassajärjestelmään, joka on tarkoitettu pienyrityksille. Se, mikä silloin toimikin loistavasti, voi olla nykytilanteessa yrityksesi kasvua jarruttava tekijä, ja kassajärjestelmien tarjoajat myös tietävät, millaisen stressin järjestelmän vaihtaminen aiheuttaa. Jos olet käyttänyt alusta asti saman palveluntarjoajan kassajärjestelmää, saatat olettaa, että järjestelmän vaihto aiheuttaa yrityksellesi valtavan kaaoksen.

 

Todellisuudessa kassajärjestelmän vaihtaminen paremmin yrityksesi tarpeisiin sopivaksi voi vaikuttaa tuottavuuteesi ja asiakaspalveluusi erittäin positiivisesti. Voit tarjota asiakkaillesi kokonaisvaltaisemman ostoskokemuksen, saat hyödynnettyä paremmin markkinointikampanjoihin tarvitsemasi tiedot asiakaskunnastasi, hoidat varastonhallintasi paremmin, teet tehokkaampia budjetteja, ja niin edelleen. Kerromme seuraavaksi seitsemän merkkiä, jotka kertovat kassajärjestelmäsi jääneen auttamatta liian pieneksi yrityksesi tarpeisiin, ja kuinka me Erplyllä voimme vastata näihin ongelmiin.

 

Kassajärjestelmäsi ei tee varastosiirtoja

Jos olet kasvanut tilanteeseen, jossa tarvitset useita toimipisteitä ja varastoja tuotteitasi varten, tarvitset myös järjestelmän, joka hoitaa tuotteiden siirrot näiden pisteiden välillä. Tämä on tärkeää useistakin syistä, mutta tärkein niistä on erilaisten virheiden välttäminen, esimerkiksi sen, että yksi tuote on luvattu kahdelle asiakkaalle, kun varastotasot eivät ole päivittyneet ajallaan siirtotapahtuman jälkeen.

 

Erplyssä varastosiirrot tehdään kahdella tavalla:

 

  1. Varastosiirto tehdään heti, kun tilaus on tallennettu järjestelmään. Varastosiirto on osa vastaanottoprosessia, joten tuotteen sijaintia seurataan koko matkan ajan.

 

  1. Siirtotilaus voi laittaa tuotteen joko odottamaan siirtoa, joten et voi myydä sitä vahingossa kahteen kertaan, vaikkei sitä ole vielä lähetetty. Vaihtoehtoisesti se voi kokonaan vähentää tuoteen varastosta, mikä on myös hyvä tapa estää ylimääräisiä komplikaatioita.

 

Kummallakin tavalla voit dokumentoida allekirjoitukset, tehdä laskut, ja kopioida olemassa olevat siirrot toistuviksi tapahtumiksi.

 

 

Jos kassajärjestelmäsi ei anna tehdä tuotteille siirtotilauksia, tai jollakin tapaa merkitä tai poistaa varattuja tuotteita järjestelmästä ylimyynnin välttämiseksi, on korkea aika päivittää sopivampaan ohjelmistoon.

 

Kassajärjestelmässäsi ei voi määritellä erilaisia käyttäjäoikeuksia

Jokaisessa organisaatiossa on erilaisia ryhmiä, jotka käyttävät kassajärjestelmää kukin omiin tarpeisiinsa. Esimerkiksi myyjät käyttävät järjestelmää myydäkseen tuotteita ja tehdäkseen asiakastilauksia. Hallinnon henkilöstö käyttää järjestelmää tilatakseen uusia tuotteita ja pitääkseen silmällä varastoa. Mitä pitemmälle yrityksen henkilöstössä menet, sitä erilaisemmaksi tarve kassajärjestelmän käytölle muuttuu. Korkeimmalla tasolla saatetaan olla kiinnostuneempia esimerkiksi asiakastietojen keräämisestä.

 

Monet kassajärjestelmät eivät silti salli erilaisten käyttäjäryhmien luomista. Tämä johtaa hallitsemattomaan järjestelmään, jossa kuka tahansa pääsee käsiksi mihin tahansa yrityksen tiedoista, tai vaihtoehtoisesti työntekijät joutuvat jatkuvasti pyytämään erikseen lupaa käyttää päivittäin tarvitsemiaan ominaisuuksia. Erplyssä voit luoda erilaisia käyttäjäryhmiä, ja määritellä jokaiselle pääsyn juuri niihin ominaisuuksiin, joita nämä tarvitsevat.

 

Näiden ominaisuuksien käyttöä kutsutaan käyttäjäoikeuksiksi. Jokaisella ryhmällä on pääsy itse kassajärjestelmään, ja voit määritellä itse, mitä kukin ryhmä voi järjestelmässä tehdä.

 

 

Voit myös määritellä, mitkä käyttäjäryhmät pääsevät muokkaamaan ohjelmistoa. Näin voit paremmin delegoida työtehtäviä ja tehdä päivittäisistä operaatioista tehokkaampia.

 

 

Kassajärjestelmässäsi ei ole kanta-asiakasohjelmia

Jos yrityksesi on kasvanut tilanteeseen, jossa tarvitset useita myymälä- ja varastopisteitä, todennäköisesti myös asiakaskuntasi on kasvanut huomattavasti. Jos et ole vielä ottanut käyttöön kanta-asiakasohjelmaa, mitä vielä odotat? Useimmat kasvuyritykset vastaavat tähän, että kanta-asiakasohjelmien luominen on liian monimutkainen prosessi, ja on vaikeaa tietää, mistä aloittaa.

 

Oikeanlaisen kassajärjestelmän kanssa sinun ei tarvitse aloittaa kanta-asiakasohjelmien luomista alusta asti. Erplyssä on sisäänrakennettu kanta-asiakasohjelma, jonka avulla voit määritellä pisteet, joita asiakkaalle kertyy jokaisesta käytetystä eurosta. Voit myös määritellä, minkä arvoisia pisteet ovat, ja mihin ne voi käyttää. Asiakas voi hyödyntä pisteitä esimerkiksi seuraavasti:

 

  • Vähentääkseen tietyn prosenttimäärän pois koko ostoksestaan
  • Vähentääkseen tietyn summan pois koko ostoksestaan
  • Ollakseen oikeutettu erikoishintaan
  • Saadakseen jonkin tietyn tuotteen alennushinnalla

 

Voit asettaa myös lisäehtoja ja rajattuja tarjouksia. Kun asiakas lisätään kanta-asiakasohjelmaan, pisteet lisätään automaattisesti hänen asiakastililleen joka ostoksen jälkeen; myyjän ei tarvitse tehdä sitä erikseen. Voit lisäksi määritellä, millä tavalla kanta-asiakasohjelman edut otetaan käyttöön:

 

  • Alennukset tulevat suoraan järjestelmästä automaattisesti, ilman, että myyjän tarvitsee tehdä mitään
  • Alennus otetaan käyttöön järjestelmästä myyjän toimesta
  • Alennus aktivoidaan käyttöön kupongilla

 

Voit myös käyttää tätä samaa järjestelmää luodaksesi rajoitetun ajan voimassa olevia tarjouksia, joissa asiakas voi ansaita esimerkiksi kaksinkertaisia etupisteitä. Voit valita, missä myymälässä kampanjat ovat voimassa, tai määritellä tietyn joukon myymälöitä. Pystyt myös varmistamaan, että asiakas voi käyttää edun vain kerran, jos niin haluat.

 

Järjestelmän avulla voit halutessasi ilahduttaa siihen kuuluvia asiakkaita heidän syntymäpäivinään, joten uskollisen asiakaskunnan rakentaminen omistautuneimpien kuluttajien joukosta on helppoa.

 

Kassajärjestelmäsi ei tee yksityiskohtaisia raportteja

Yksi suurimmista syistä, jonka takia yritykset hankkivat kassajärjestelmän, on mahdollisuus saada yksityiskohtaisia raportteja asiakkaiden ostotrendeistä, vertailuraportteja, ja niin edelleen. Jos oma järjestelmäsi ei tarjoa näitä vaihtoehtoja, siitä ei käytännössä ole muuta hyötyä kuin mitä vanhanaikainen kassakone tarjoaa. Suurin osa yksinkertaisistakin kassajärjestelmistä kuitenkin tarjoaa edes yksinkertaisia raportteja, jotka on tarkoitettu aloitteleville yrityksille ensimmäisten asiakastietojen keräämiseen.

 

Rakentaaksesi kunnollisen kokonaiskuvan kohderyhmästäsi tarvitset kuitenkin kassajärjestelmän, josta saat syvemmälle pureutuvia tietoja asiakkaidesi ostokäyttäytymisestä. Erplyn Raporttigeneraattorin avulla voit luoda laajasti erilaisia raportteja kaikista yrityksesi osa-alueista. Voit seurata erääntyneitä laskuja, kuponkien käyttöä, asiakastietoja, ja paljon muuta, ja siten pureutua siihen, mitä yrityksessäsi todella tapahtuu. Raporttigeneraattorista löydät seuraavat alaluokat:

 

  • Myynti
  • Kustannukset
  • Kassa ja maksut
  • Ennakkomaksut
  • Erääntyneet laskut
  • Laskut ja maksut
  • Ostot
  • Varastosaldot
  • Varastokirjaukset
  • Varastopoistot
  • Varastosiirrot
  • Provisiot ja työaika
  • Kupongit, lahjakortit
  • Inventaario
  • Myyntikampanjat
  • Asiakkuudenhallinta (CRM)

 

Ja niin edelleen. Nämä raportit ovat osa Erplyn ekosysteemiä, ja voit käyttää niitä paitsi eri käyttäjäryhmille, mutta ne tarjoavat myös kaksi erityisominaisuutta: vertailun ja suodatuksen.

 

Kassajärjestelmä ei tarjoa raporttien vertailua

Yksi tehokkaimmista tavoista varmistaa, että yrityksesi kasvaa haluamallasi tavalla, on vertailla raportteja. Sen lisäksi, että vertailet tietoja aiemmilta kuukausilta voidaksesi ennustaa tulevaa kasvua, sinun tulee myös verrata tietoja eri kategorioissa ymmärtääksesi paremmin, kuinka asiakkaasi vastaavat markkinointiin, kuinka tuotteesi menestyvät myyntisesongeissa, ja niin edelleen.

 

Erply tarjoaa kaikki nämä tärkeät vertailut helposti saatavilla taulukoilla, joten voit ottaa tärkeät lukusi mukaan palavereihisi. Tue päätöksiäsi näillä kriittisillä vertailuilla, niin yrityksesi voi jatkaa kasvuaan.

 

Järjestelmässä ei ole tarpeeksi suodattimia

Kun tarkastelet kassajärjestelmäsi tarjoamia raportteja, kuinka helppoa niistä on löytää juuri se tieto, jota kulloinkin tarvitset? Jos et voi suodattaa eli filtteröidä raporttia näyttämään vain tiettyjä tarvitsemiasi tietoja, jotka ovat keskeisiä budjetointiin, markkinointisuunnitteluun, varastotilauksiin ja muihin prosesseihin, olet ehdottomasti kasvanut ulos vanhasta kassajärjestelmästäsi.

 

Erplystä löydät suuren määrän erilaisia suodattimia aina toimitusehdoista maksutapoihin, sopimusehtoihin ja niin edelleen. Mitä tahansa tietoja haluatkin raporttiisi sisällyttää, Erplyssä voit valita juuri haluamasi ja rajata muut ulos.

 

Kassajärjestelmäsi ei tarjoa reaaliaikaista dataa

Viimeinen merkki liian pieneksi jääneestä kassajärjestelmästä on, jos se ei tarjoa sinulle reaaliaikaista tietoa yrityksesi tapahtumista. Tilanne voi olla hektinen – jos et tiedä 100% varmuudella, että tavara on siellä missä järjestelmä sanoo sen olevan, saatat päätyä myymään tuotteen kahdesti, myymään jotakin joka sijaitsee tosiasiassa jossakin muualla, tai tehdä muita erehdyksiä.

 

Erply synkronoi kaikki tapahtumat automaattisesti, joten kaikki yrityksesi tiedot ovat jatkuvasti ajan tasalla. Tiedät tarkalleen, mikä varastotilanteesi on, kuinka monta tuotetta on jäljellä, missä ne sijaitsevat, ja niin edelleen.

 

Siirtymäpäätöksen tekeminen

Kun olet huomannut yrityksesi kasvaneen ulos vanhasta kassajärjestelmästään, mikä on seuraava järkevä askel? Uuteen järjestelmään siirtyminen voi olla suuri askel, mutta sen yrityksellesi tuoma parempi tehokkuus voi olla juuri se työkalu, jota tarvitset jatkaaksesi hyvää kasvua. Uudelta järjestelmältä sinun tulisi edellyttää seuraavia asioita:

 

  • Kaikkia yllä listattuja asioita, joita yrityksesi tarvitsee
  • Järjestelmää, jonka hinnoittelurakenne sopii yrityksellesi
  • Yhteensopivuutta laitteistosi kanssa, ellet ole aikeissa päivittää myös niitä samalla. Useimmat laitteet, kuten viivakoodiskannerit, toimivat useimpien kassajärjestelmien kanssa, mutta jos sinulla on joitakin erikoislaitteita, on yhteensopivuus varmistettava. Ohjelmistomme on UPOS -yhteensopiva, tarkoittaen, että se toimii IBM:n ja Toshiban kanssa, ja uusia voidaan lisätä helposti.
  • Tiedonsiirron tuki. Varmista, että uusi palveluntarjoaja siirtää kaikki tärkeät tietosi uuteen järjestelmään, jotta voit helposti jatkaa myyntiä huolehtimatta siirtymästä.

 

Muita ominaisuuksia yrityksestäsi riippuen voivat olla esimerkiksi online ja offline -myynnin mahdollistava järjestelmä, hyvä käyttäjätuki, tai järjestelmä, joka ei vaadi usein liiketoimintaasi häiritsevää päivittämistä. On myös tärkeää, että palveluntarjoajasi tarjoaa koulutusta ohjelmiston käyttöön, tai vähintäänkin laadukasta asiakaspalvelua, jotta ohjelmiston käyttöönotto onnistuu helposti.

 

Tätä varten Erplyllä on verkossa kohta kohdalta etenevät ohjeet kassajärjestelmän käyttöön, jotta saat tietoa ja apua aina, kun tarvitset. Asiakaspalvelijamme ovat myös puhelimen ja sähköpostin päässä arkisin 9.00-17.00.

 

Tutkailemalla ja vertailemalla erilaisia vaihtoehtoja voit löytää juuri omalle yrityksellesi sopivan kassajärjestelmän. Mutta kun olet todennut, että olisi aika siirtyä uuteen järjestelmään, älä odota liian kauaa! Ottamalla käyttöön uuden järjestelmän voit muutamassa päivässä saada yrityksesi kasvulle paremman ja tehokkaamman pohjan, ja päästä irti kasvua jarruttavista tekijöistä.

Kokeile järjestelmää 30 päivää maksutta

Aloita tästä