Virolaisen Apple:in jälleenmyyjän IM Arvutid ostojohtaja Sulev Sepp huomasi jo 3 vuotta sitten, että heidän siihen asti käyttämä liiketoimintaohjelmisto hidasti yritystä, koska se ei ollut vakaa, lisenssimaksut olivat korkeita ja käyttäjäliityntä oli epämukava käyttää. Juuri silloin aloittivat he toiminnan ongelman poistamiseksi.

 

 

Apple:in suurin jälleenmyyjä ja kumppani Virossa, IM Arvutid, luotiin vuonna 1993. Yrityksen missio on tarjota asiakkailleen innovatiivisia ratkaisuja, jotka tyydyttävät heidän tarpeitaan ja auttavat heitä menestymään. Tämän takia odotetaan kaikilta yhteistyökumppaneilta myös maksimi-tulosta.

Mutta yhdellä hetkellä huomattiin, että yrityksen sisäisesti on innovaation suurimmaksi jarruksi silloin käytetty talousohjelmisto, joka ei mahdollistanut työprosessien sujuvaa johtamista. Ohjelmisto ei tarjonnut yritykselle kohtuullista lisäarvoa, ei auttanut tienaamaan tuloa, eikä tehnyt työntekijöiden elämää nopeammaksi tai mukavammaksi. Lyhyesti sanottuna: ohjelmisto oli jäänyt ajan jalkoihin, eikä edistänyt yrityksen kasvuun.

Vaikka yrityksen johto aavisti jo aikaisin, että talousohjelmiston vaihto tulee olemaan aikaa vievää, eivät he ole hetkeksikään katuneet, että he vaihtoivat vanhan ohjelmiston Erplyyn.

Nopeampi, kätevämpi, tehokkaampi

‘‘Nykyinen ohjelmisto on merkittävästi varmempi ja käyttäjäystävällisempi. Voimme käyttää erilaisia operaatiojärjestelmiä ja mobiililaitteita,’’ vertasi Sepp kahta ohjelmistoa ja lisäsi: ‘‘Nyt pääsemme käsiksi varastoomme kätevästi erilaisista paikoista ja alustoilta. Johtajalla on mahdollisuus seurata reaaliaikaisesti, kuinka yritys toimii. Yhdeksi suureksi plussaksi on myös tietojen läpinäkyvyys. Sekä varaston että raportoinnin puolella. Näemme oikeasti tiedot erittäin nopeasti ja tämä muuttaa työnteon paljon nopeammaksi, kätevämmäksi ja tehokkaammaksi.’’

Sitä, että vaihtoprosessi ja siirtyminen Hansa ohjelmistosta Erplyyn olivat aikaa vieviä, Sepp ei kiellä. Samalla he olivat vaihtoon sataprosenttisesti valmiita. Hän suosittelee, että riippuen liiketoiminnan koosta, pitäisi varata erikseen aikaa talousohjelmiston vaihtamiseen, syventyä prosessiin ja tehdä kaikki tämä ilman välittäjiä. Arkirutiinissa ei ole aikaa onnistuneen vaihdon suorittamiseen – siihen on otettava oma aika.

Miten löydettiin oikea yhteistyökumppani? ‘‘Päädyimme Erplyyn paikallisien tarjoajien analysoinnin kautta. Halusimme löytää virolaisen palveluntarjoajan, joka vastaisi meidän tarpeisiin ja jonka toimintavarmuudesta voisimme olla jokapäiväisesti varmoja, ‘’ lisäsi Sepp, joka ei organisoinut tava-hankintaa uuden ohjelmiston löytämiseksi. Sen sijaan organisoitiin aktiiveja neuvotteluja, asetettiin tehtäviä, tavattiin tiimien kanssa ja analysoitiin jokaista yksityiskohtaa. Kaikki tämä, mukaan lukien vaihdon toteuttaminen, otti aikaa 9 kuukautta.

‘‘Siirtymisen sujuvuudessa löytyi varmasti reserviä. Itse olisimme voineet kuvailla yritysprosessejamme ja yhteistyökumppaneiden liiketoimintaprosesseja paremmin. Etenkin sitä puolta, kuinka yhteistyökumppanimme näkevät liiketoimintansa virtualisointiprosessissa,’’ lisäsi kokenut ostojohtaja ja jakoi tärkeän oppitunnin: ‘‘Pitäisi analysoida kaikkia liiketoimintaprosesseja, eikä vain yhteistyökumppanien omia. Talousohjelmisto pitäisi valita sillä tavalla, että se vastaa kaikkiin odotuksiin ja alkutietoihin.’’

 

 

Koska IM Arvutid on suurin Apple:in jälleenmyyjä Virossa ja tarjoaa siellä myös valtuutettua Apple:in ylläpitoa, arvostettiin talousohjelmiston tarjoajien valinnassa eniten alustan selkeyttä, myyntiprosesseissa laskujen laatimista ja raportointia.

Raportoinnin osalta huomioitiin ennen kaikkea sitä, miten nopeasti saadaan tarvittavat tiedot järjestelmästä.

‘’Koska kyseessä on vähittäiskauppa-yritys, on meille tärkeä kriteeri se, miten vähittäismyynnissä tapahtuva tilitys olisi mahdollisimman korrekti ja läpinäkyvä, kirjanpitoon asti. Jos aikaisemmin oli mahdollista saada taloudellisten tietojen yhteenveto järjestelmästä kerran kuukaudessa, niin nyt voimme tehdä saman teoreettisesti samana päivänä, kun haluamme tietoja, ‘’ lisäsi Sepp, joka suosittelee pilvipohjaista ohjelmistoa, koska se vähentää toistuvia IT-kuluja – et tarvitse IT-tukea, etkä kuluta palvelimiasi. Koska monet ohjelmistot kysyvät lisämaksua automaattisista päivityksistä, voit säästää jopa kymmeniä tuhansia euroja jokavuotisesti.

Kuukausimaksullinen ohjelmisto on järkevin vaihtoehto

Hinta on liiketoimintaohjelmiston valitsemisessa erittäin tärkeä tekijä, eikä vain hinta, mutta ennen kaikkea myös hinta-laatu suhde. IM Arvutid valitsi kuukausimaksullisen hinnan, jotta heidän ei pitäisi koko ajan seurata hinnastoa. ‘‘Tämä johtuu siitä, että olemme hyvin erityinen yhteistyökumppani ja on monia sellaisia yksityiskohtia, joita emme voi muuttaa, joudumme noudattamaan esitettyjä sääntöjä,’’ selitti Sepp.

Lopuksi suositteli kokenut ostojohtaja ehdottomasti ohjelmiston vaihtoa siinä tapauksessa, kun huomataan, että se on jäänyt ajan jalkoihin. Prosessia ei kannata lykätä. Asiakkaan ja ohjelmiston tarjoajan yhteistyössä on kaikista tärkein luottamus.

‘‘Kaikista tärkein on ehkä jopa asiakkaan luottamus ja rehellisyys. Tarkoitan avointa suhtautumista siihen, mikä on nykyinen tilanne, tavoitteet ja miten nähdään niiden toimivan tietyn ajan kuluttua. Omia tietoja täytyy luottamuksellisesti antaa toiselle yritykselle, luottamusta on myös se, kun tehdään yritystoiminnalle sopiva ratkaisu ja annetaan sen käyttämiseksi yksinoikeus. Tämä on ehkä meidän yritystoiminnan menestyksen avain – luottamus, rehellisyys ja kommunikaatio, ‘’ lisäsi Sepp.

Kokeile järjestelmää 30 päivää maksutta

Aloita tästä