Jaemüügiprotsess hõlmab mitmeid väikseid samme, mis viivad kauba/teenuse eest tasumiseni. Mõistmaks igat etappi ja selle juures toimuvat, tuleb tunda nende juures kasutatavaid mõisteid ning saada aru nende erinevusest. Mida tähendavad pakkumine, tellimus ja arve? Millest mõtlete, kui keegi ütleb „kviitung”? Aga „arve-saateleht”? Erply kasutab neid termineid, et meie kliendid saaksid tõhusamat müügi- ja kaubaarvestust pidada. Järgnevalt räägimegi nende mõistete sisust ning sellest, millal ja kuidas neid kasutada.
Mis on pakkumine?
Kui müüakse teenuseid või luksuskaupu, millel puudub konkreetne hinnalipik, siis võib kliendi esimene samm olla hinnapakkumise küsimine. Klient külastab teie kauplust, veebilehte või räägib teiega otse, et küsida teilt kaupa või teenust, millele te vastate hinnapakkumisega. Olenevalt sellest, kuidas te oma äri ajate, võib teie pakkumine olla fikseeritud või paindlik. Mõlemal juhul on kliendil võimalik pakkumisest ära öelda. Kui klient võtab pakkumise vastu, tähendab see seda, et ta saab pakutavast hinnast aru ning nõustub seda maksma tasuna soovitud teenuse või kauba vastu. Kui kliendile pakkumine ei sobi, võib edasi juhtuda kaks asja:
ta võib pöörduda oma otsingutes mujale
või üritab saada teilt uue hinnapakkumise.
Hinnapakkumised võivad uue teabe lisandumisel tihti ka muutuda. Näiteks, kui te teete kliendile hinnapakkumise ehitusprojektiks vajalike materjalide osas ning siis selgub, et tegelikult on materjale tarvis palju rohkem, tõuseb ka hind.
Mis on müügitellimus?
Müügitellimus väljendab soovi teha müügitehing, s.o vahetada kindlaksmääratud hinnaga kaup raha vastu. Tellimus kinnitab kavatsust tulevikus toimuvaks tehinguks. Teisisõnu on klient andnud märku, et ta soovib teilt midagi osta, aga poel ei ole võimalik seda hetkel kohe pakkuda või klient soovib kaupa hiljem kätte saada. Müügitellimuse koostate te näiteks juhul, kui teil on pagaritöökoda ning klient soovib teilt tellida kringli oma järgmisel nädalal toimuva peo tarbeks. Kui klient soovib osta midagi sellist, mida te tavaliselt ei müü ja laost kohe võtta pole, või soovib midagi osta suuremas koguses, kui teil parajasti pakkuda on, siis te koostate samuti müügitellimuse.
Kui teil on tarvis eritellimust täita, on Erply’l selleks kasulik funktsioon: see võtab kliendi tellimuse ja vormistab sellest tarnijale esitatava ostutellimuse.
Kui te alustasite hinnapakkumisest ning klient on teie tingimustega nõus, võite pakkumise vormistada tellimuseks. Kui klient on valmis teenust või kaupa vastu võtma, võite tellimuse vormistada arveks või saateleht-arveks (vt allpool).
Mis on arve?
Arve on nõue tasu saamiseks. Sisuliselt on tegu müüja- ja ostjavahelise lepinguga, mis sätestab, et teatud tähtaja (nt 30 päeva) jooksul tuleb kauba eest tasuda.
Selles dokumendis on kirjas kõik, mida kumbki pool tehingust saab. Klient saab müüjalt kauba või teenuse, müüja saab kliendilt vastutasuks kindlaks määratud summas raha. Arve võib kuuluda tasumisele kohe selle saamisel või pikema aja jooksul, nt 30 päeva jooksul (nn NET 30 tingimus).
Kui te osutate teenust, näiteks lõikate juukseid või teete massaaži, siis tuleb teil koostada müügiarve. Kui te müüte kaupu, peate koostama arve-saatelehe.
Mis on arve-saateleht?
Tavamõistena on saateleht dokument, mis pannakse saadetisega kaasa. Erply kontekstis jäädvustab saateleht kaupade liikumise teie laost kliendini. See teekond võib olla pikk (kui kaup liigub kliendini saadetisena) või olematu (kui kaup kliendile kohapeal otse üle antakse). Seega peate koostama arve-saatelehe iga laos või kaupluses oleva füüsilise kaubaartikli kohta, mille te kliendile müüte.
Enamik tehinguid jaemüügiäris algavad kas arve või arve-saatelehe koostamisega.
Mis on kviitung?
Kviitung kinnitab, et raha vahetas omanikku ehk et kviitung on tõend, et pood sai ostja käest raha. Tavamõistes kviitung, mille te saate poest sealt ostetud kauba vastu (oletagem, et ostsite näiteks köharohtu kohalikust apteegist), hõlmab Erply süsteemis nii arve-saatelehte kui ka kviitungit. Poe varudest eraldati teile müügiks konkreetne kaubaartikkel, te olite nõus selle eest maksma summa X ning seda te ka tegite.
Back Office’is loetakse kviitungid laekunud makseteks.
Dokumendiahel
Kõigis eri staadiumites võib sisse viia muudatusi – tellimuses, maksedetailides, kauba kohaletoimetust puudutavates ajalistes ja geograafilistes parameetrites, kliendiandmetes. Iga dokument mõjutab ahelas järgmist dokumenti; kui hinnapakkumine muutub, siis müügitellimuses kajastub kõige värskem hinnapakkumine, mille osas kokkuleppele jõuti. Kui müügitellimus muutub, siis jõuab see muudatus arve-saatelehele. Kui arvel tehakse veel viimasel minutil muudatusi, järgneb sellele protsessi algusesse viiv dokumenteeritud sündmuste ahel. Erply süsteemis seotakse täidetud arve-saateleht müügitellimusega, et seda oleks arveldamises vajadusel lihtne üles leida.
Automaatne arveldamine
Antud süsteemi suurim eelis on automaatselt arveldamiseks loodud arvedokumendid, milles juba peegelduvad kõik eri staadiumites tehtud muudatused ning sisaldavad toote või teenuse koodi, mis on teie süsteemis loetav. Kuigi käsitsi arvete koostamine on veel tavapärane, vähendab kogu selle ahela automatiseerimine vigade võimalust ja muudab kogu protsessi palju sujuvamaks.