IM Arvutid ostujuht Sulev Sepp märkas juba kolm aastat tagasi, et senine äritarkvara pidurdab ettevõtet, sest pole stabiilne, sellel on liiga kõrged litsentsitasud ja ebamugav kasutajaliides. Just siis hakati tegutsema selle nimel, et probleem likvideerida.
Apple´i suurim edasimüüja ja partner Eestis, IM Arvutid loodi 1993. aastal. Ettevõtte missioon on pakkuda oma klientidele innovatiivseid lahendusi, mis rahuldavad nende vajadusi ning aitavad olla edukad. Just sellepärast eeldatakse ka kõikidelt koostööpartneritelt maksimaalset tulemust.
Ühel hetkel aga taibati, et ettevõtte sees on innovatsiooni üheks suurimaks piduriks senine majandustarkvara, mis ei võimaldanud tööprotsesse sujuvalt juhtida. See ei pakkunud ettevõttele mõistlikku lisaväärtust, ei aidanud teenida enam kasumit ega muutnud töötajate tööd kiiremaks ja mugavamaks. Lühidalt öeldes: see oli ajale jalgu jäänud ja ei aidanud ettevõtte kasvule kaasa.
Ja kuigi juhtkond aimas juba varakult, et majandustarkvara vahetus saab olema ajakulukas, pole nad hetkekski kahetsenud, et toonane tarkvara Erply vastu vahetati.
Kiirem, mugavam ja efektiivsem
“Praegune tarkvara on oluliselt töökindlam ja kasutajasõbralikum. Me saame kasutada erinevaid operatsioonisüsteeme ja mobiilseid seadmeid,” võrdles Sepp kaht tarkvara ja lisas: “Nüüd pääseme väga mugavalt erinevatest asukohtadest ja platvormidelt laole ligi. Juhatajal on võimalus jälgida reaalajas, kuidas ettevõte toimib. Üheks väga suureks plussiks on andmete nähtavus. Nii lao kui ka aruandluse poole pealt. Me tõesti näeme andmeid suhteliselt kiiresti ja see muudab meie töö oluliselt kiiremaks, mugavamaks ja efektiivsemaks.”Seda, et vahetusprotsess ja üleminek Hansa tarkvaralt Erplyni oli aeganõudev, Sepp ei salga. Samas oldi selleks sajaprotsendiliselt ka valmis. Ta soovitab, sõltuvalt ärimahust, planeerida endale eraldi aeg tegelemaks majandustarkvara vahetamisega, süveneda protsessi ja teha seda kõike ilma vahendajateta. Igapäevarutiinis vahetust edukalt ellu viia ei suudeta, selleks tuleb võtta aega.
Kuidas jõuti aga sobiliku partnerini? “Erplyni jõudsime läbi kohaliku pakkujate analüüsi. Tahtsime just eestimaist pakkujat, mis suudaks meie vajadustega kaasa tulla ja mille töökindluses saaksime olla iga päev veendunud,” lisas Sepp, kes tavamõistes hanget ei korraldanud. Pigem korraldati aktiivselt konsultatsioone, püstitati ülesandeid, kohtuti meeskondadega ja analüüsiti iga väikest detaili. Kõik see koos üleminekuga võttis aega üheksa kuud.
“Ülemineku sujuvuses oli kindlasti varu. Meie ise näiteks oleksime saanud oma äriprotsesse ja koostööpartnerite äriprotsesse paremini kirjeldada. Just seda poolt, kuidas koostööpartnerid näevad oma äri virtualiseerimiseprotsessis,” lisas kogenud ostujuht ja jagas olulise õppetunni: “Tuleks analüüsida enda äriprotsesse ja mitte ainult enda vaid ka koostööpartnerite omasid. Äritarkvara tuleks valida nii, et see kõigile neile ootustele ja algandmetele vastaks.”
Kuna IM Arvutid on suurim Apple´i müüja Eestis ja lisaks pakutakse ka volitatud Apple´I hooldust eestis, siis hinnati majandustarkvara pakkujate juures eelkõige platvormi selgust, müügiprotsessis arvete koostamist, platvormi selgust ja aruandlust.
Viimase all peeti silmas eelkõige seda, kui kiiresti saadakse vajalikud andmed kätte.
“Kuna tegemist on jaemüügiettevõttega, siis oli meie jaoks tähtis kriteerium see, kuidas jaemüügis toimuks arveldamine võimalikult korrektselt ja läbipaistvalt kuni raamatupidamiseni välja. Kui varem oli kord kuus võimalik finantsandmeid kokku võtta, siis nüüd saame sedasama teha teoreetiliselt sama päeva seisuga,” lisas Sepp, kes soovitab valida pilves oleva tarkvara, sest see aitab vähendada jooksvaid it kulusid – pole vaja IT-meest ja amortiseerida oma servereid. Kuna mitmed tarkvarad küsivad automaatsete uuenduste eest lisatasu, siis võib sääst küündida kümnetesse tuhandetesse eurodesse igal aastal.
Kuutasupõhine kõige mõistlikum lahendus
Hind on äritarkvara valimisel kindlasti ülioluline faktor ja mitte üksnes hind, vaid eelkõige just hinna ja kvaliteedi suhe. IM Arvutid valis kuupõhise hinna, et mitte pidevalt näpuga hinnakirjas järge ajada. “See on tingitud sellest, et meie puhul on tegemist väga spetsiifilise partneriga, on palju sellised asju, mida ei saa muuta, vaid peame järgima etteantud reegleid,” selgitas Sepp.
Kokkuvõtvalt öeldes soovitas kogenud ostujuht tarkvaravahetus kindlasti ette võtta, kui on tunda, et see on ajale jalgu jäänud. Protsessiga ei tohi viivitada. Kliendi ja tarkvarapakkuja koostöös on kõige olulisem just usaldus.
“Kõige tähtsam on ehk isegi kliendipoolne usaldus ja ausus. Pean just silmas avatud suhtumist teemal, mis on praegune seis, eesmärgid ja kuidas nähakse seda mingi ajaperioodi pärast toimimas. Tuleb usaldada oma andmeid teisele ettevõttele, usaldus on ka see, et kui tehakse äriprotsessidele vastav lahendus ja antakse ainukasutusvõimalus. See ehk ongi meie äri eduks - usaldus, ausus ja kommunikatsioon,” lisas Sepp lõpetuseks.