Talousohjelmisto-palvelun käyttäjälle tarjotaan yleensä laskuja ja rahtikirjoja varten asiakirjamalleja, jotka ovat etukäteen suunniteltuja ja jotka ottavat huomioon sen, että kaikki tarvittavat tiedot saadaan esitetty asiakirjassa. Näitä ei asiakas yleensä pysty muokkaamaan itselleen sopivaksi, paitsi että voi lisätä oman yrityksensä logon. Erplyn ohjelmisto antaa tässä tapauksessa käyttäjälle vapaat kädet, tarjoten käyttäjälle mahdollisuuden luoda erityinen ja yrityksen konkreettisia tarpeita huomioon ottava asiakirjapohja. Tuomme seuraavaksi esille pari ideaa, jotka voisitte ottaa huomioon, kun haluatte suunnitella ei ihan tavanomaisen näköistä asiakirjaa.
1. Yrityksen kuvan välittäminen
Asiakkaalle esiteltävää laskua voi käyttää kommunikaatiokanavana samoin kuin jotain muuta viestintämuotoa. Erityinen ja yrityksen kuvaan vastaava suunnittelu auttaa välittämään yrityksen kuvaa olemassa oleville asiakkaille jo käytössä olevien kanavien lisäksi. Muun muassa vahvistaa tämä myös yrityksen kuvaa työntekijöiden keskuudessa. Ylä- tai alatunnistimen lisääminen laskuun, jossa on kauniisti esiteltynä yrityksen iskulause, antaa erinomaisen mahdollisuuden tähän. Jos teillä on jo olemassa Yrityksen graafinen ohjeistus (brand style manual), voitte suunnitella asiakirjanne Erplyssä sen avulla.
2. Mahdollisuus esittää tavanomaisista ratkaisuista poikkeavaa tietoa
Yritysten on usein esitettävä laskuissa tietoja, jotka ovat konkreettisesti yritystoiminnan yksityiskohdista johtuvia. Olkoon se tarve kuvata tuotteiden QR-koodit, tavanomaisesta peruusteellisemman tiedon kuvaaminen laskuriveillä olevista tuotteista tai tietyt ehdot täyttävän lisäkentän kuvaaminen. Erply Actual Reports asiakirjamallien luomisen ympäristö mahdollistaa käyttäjälle haluttujen kenttien lisäämisen asiakirjoihin, niiden tarpeenmukainen sijoittamisen ja suunnittelun.
3. Eristyminen
Jokaikinen yritys on erilainen. Mutta normaalisti talousohjelmistojen standardiratkaisut eivät ota tätä huomioon. Samalla tavalla, kuin teille jää mieleen CV, joka eristyy jollain tavalla muista, auttaa myös asiakkaalle suunniteltu erityisempi asiakirja eristymään toisista yrityksistä. Tämän kautta suurennatte myös todennäköisyyttä, että yrityksenne on teidän toimialallanne asiakkaallenne top-of-mind osiossa.
4. Visuaalinen estetiikka
Jos on olemassa mahdollisuus, että toimivuuden säilyttäen muutatte jotain vieläkin kauniimmaksi, miksi ette tekisi niin? Siitä huolimatta, että kauneus on subjektiivista, on olemassa tietyt yleisesti hyväksytyt esteettiset ihanteet, joita voitte menestyksekkäästi käyttää. Kauniisti suunnitellut asiakirjat tarjoavat sekä asiakkaille että yhteistyökumppaneille esteettistä nautintoa ja myös lisäarvoa tuotteillenne.
5. Kampanjasta tiedottaminen
Samalla tavalla kuin ensimmäisessä osiossa, jossa tarjosimme mahdollisuuden käyttää dokumentteja kuvaa välittävänä kanavana, voi niiden kautta välittää myös markkinointiviestejä. Tilanteessa, jossa teillä on käynnissä markkinointikampanja, voi olla melko järkevää tiedottaa siitä myös jo olemassaolevia asiakkaita, kun joka tapauksessa lähetätte heille asiakirjoja (esim. rahtikirjoja).
Erplyssä voitte aloittaa asiakirjamallien suunnittelun siirtyen Actual Reports ympäristöön, valiten ‘‘Raportit’’ ja sen jälkeen ‘‘Actual Reports’’ tai siirtyen sinne asiakirjan tulostusikkunasta.
Actual reports – Erplyn muokattujen tulosteiden suunnittelija
Erplyn tulosteiden suunnittelija mahdollistaa yrityksen kuvaan sopivien hyllyetikettien, varasto-osoitteiden ja erilaisten liiketoiminta-asiakirjojen suunnittelun. Luo mieleinen tuloste ja kaikki tiedot otetaan automaattisesti Erplyn ohjelmistosta.
Actual Reports sopii vähittäis- ja tukkukaupalle, verkkokaupalle ja palvelualalle.
Actual Reports sopii sekä loppukäyttäjille että ohjelmistokehittäjille, jotka voivat API:n tiedonvaihtokerroksen läpi integroida Actual Reports:in omiin sovelluksiin.
Erplyssä on helppoa luoda muokattuja tulosteita eri tilanteisiin, kuten:
Tuote-etiketit, lähetysluettelo, kampanjatulosteet
Laskut
Käyntikortit
Mukautetut raportit
Ryhmäpostituslistat
Kutsut, lahjakortit, diplomit
Liput, nimikyltit
Lentolehdet ja esitteet
Meidän aiemmin suunniteltuja esimerkkejä voi myöhemmin itse muuttaa omiin tarpeisiin vastaaviksi.